Wie können redaktionelle Schleifen bei der Content-Erstellung reduziert werden? Wie erhält man nützliches Feedback? Wir zeigen Ihnen, wie Sie als Content-Team mit Feedback zu Texten umgehen. Und wie Rollen, Prozesse und Hilfsmittel Sie dabei unterstützen, vor lauter Meinungen die User nicht aus den Augen zu verlieren.
Die Feedback-Flut bei der Review
Sobald der Content erstellt ist, geht der Aufwand für die Redaktor:innen erst richtig los: Feedback einholen und verarbeiten. Eine Herkules-Aufgabe, die rasch ausufern kann. Denn zum einen sind da die Expert:innen vom Fach, die das Produkt möglichst detailliert und mit Fachwörtern beschreiben möchten. Zum andern will die Marketing-Abteilung auf der Seite den gleichen Titel wie auf dem Plakat. Gleichzeitig will die Rechtsabteilung auf einen Gesetzestext referenzieren und die Marke selbst schreibt die Corporate Language vor. Sie kennen das?
Governance, Prozesse, Kriterien
Um Feedback in eine zielführende Richtung zu lenken und viel Zeit und Nerven zu sparen, lohnt es sich, klare Rahmenbedingungen zu setzen. In Ihrem Content-Team sollten Sie deshalb Rollen und Prozesse sowie Beurteilungskriterien definieren, noch bevor der erste Satz geschrieben ist.
Governance: Rollen und Verantwortlichkeiten klären
Um die Governance und damit Ihr "Regelsystem" zu klären, sollten Sie folgende Fragen beantworten:
Welche Rolle gibt Input?
Welche Rolle schreibt?
Welche Rolle gibt das finale "Go"?
Welche Rolle publiziert?
Im besten Fall sind sämtliche Rollen und Verantwortlichkeiten dokumentiert und für alle zugänglich. Jede Rolle sollte ihren Handlungsbereich und dessen Grenzen gut kennen. Mögliche Rollen:
Fachexpert:in
Liefert Fachinput in Form eines Briefings.
Steht für inhaltliche Fragen zur Verfügung.
Prüft die erstellten Texte auf fachliche Korrektheit.
Redaktor:in
Erstellt oder überarbeitet eine Seite im vorgegebenen Tool gemäss den Content-Guidelines und der Markensprache.
Sorgt für eine User-freundliche Struktur der Seite und einen suchmaschinenoptimierten Inhalt.
Prüft das fachliche Feedback und arbeitet es wenn nötig ein.
Content-Owner
Ist verantwortlich für die Qualitätssicherung.
Ansprechperson für die involvierten Parteien (Fach, Redaktion, Publishing, Übersetzung).
Nimmt die Seite final ab.
Prüft Inhalte nach Go-Live regelmässig (User-Tests, Befragungen, Analytics).
Publisher
Baut die Seite im Content-Management-System.
Beratet bei Bedarf bezüglich Module und Aufbau.
Publiziert die Seite.
Diese Rollen können natürlich abgeändert und mit anderen Rollen ergänzt werden. Je nach Organisation bietet es sich an, die Rollen mit mehreren Personen zu besetzen.
Prozesse: Tools und Abläufe definieren
Sobald die Rollen und Verantwortlichkeiten definiert sind, geht es darum, deren Zusammenspiel in eine zeitliche Abfolge zu bringen. Beantworten Sie dafür folgende Fragen:
Welche Rolle kommt wann zum Zuge?
Was müssen die einzelnen Rollen zum jeweiligen Prozesszeitpunkt veranlassen?
Mit welchen Tools wird im Team gearbeitet?
Wann und in welcher Form wird Feedback gegeben?
Es ist wichtig, die Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Prozess festzuhalten. Genau so wichtig ist es, die notwendigen Tools und Hilfsmittel vorzugeben. Und damit meinen wir nicht Power-Point-Slides mit bunten Markierungen, welche per Mail verschickt werden und den Namen "Entwurf_Review_V13_a_def_final_red" tragen.
Es gibt verschiedene Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern und Medienbrüche verhindern. Ein Tool, mit dem wir bei Unic oft arbeiten, ist Gathercontent. In Gathercontent kann man Prozesse definieren, Rollen mit diversen Berechtigungen anlegen, Texte erstellen sowie die dazugehörigen Templates erfassen.
Inhalt: Kriterien und User-Feedbacks
In einem nächsten Schritt ist es wichtig vorzugeben, was überhaupt von welcher Rolle geprüft werden darf. Beispielsweise kann in der Governance festgehalten werden, dass Fachexpert:innen nur Feedback dazu geben, ob ihr Angebot fachlich korrekt beschrieben ist. Stilistische Anmerkungen dürfen sie jedoch nicht anbringen. Denn dies liegt in der Verantwortung der Redaktor:innen. Werden die Rollen und Verantwortlichkeiten, wie definiert, gelebt, gestaltet sich der Feedback-Prozess schlanker. Bye-bye Endlos-Diskussionen und E-Mail-Ping-Pong!
Feedback per Scorecard
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Feedback in Form einer Scorecard zu sammeln. In einer Scorecard werden sämtliche Beurteilungskriterien definiert und operationalisiert. Das Feedback erfolgt so zielgerichtet und objektiv, denn es werden nur die für den Text relevante Kriterien abgefragt.
Beispiel einer Scorecard: Siehe Download im Anschluss an diesen Artikel.
Mit der Content-Scorecard Erfolg messen
Die Content-Scorecard ist ein geeignetes Tool, mit dem sich Redaktor:innen gegenseitig Feedback geben können. Auch die oben beschriebene Rolle "Content-Owner" kann die Content-Scorecard dazu verwenden, um den Redaktor:innen Feedback zu geben. Für Inputs aus dem Fachbereich eignet sich die Scorecard jedoch weniger.
Die Scorecard hilft auch dabei, den Erfolg von Content-Optimierungen zu messen. Dafür werden beispielsweise Web-Texte vor und nach der Überarbeitung mit der Scorecard bewertet. Ist der Score nach der Optimierung höher, hat sich die Überarbeitung gelohnt!
Daten helfen beim Argumentieren
Last but not least helfen User-Daten, mit Fakten statt mit Meinungen oder Einschätzungen zu argumentieren. User-Umfragen oder Clickmaps zeigen auf, wie sich die Nutzer:innen auf der Webseite verhalten und ob sie die Inhalte verstehen. Ist das Angebot verständlich beschrieben? Die Seite übersichtlich? Fragen Sie die User. Integrieren Sie das User-Feedback und die Clickmaps in Ihre Briefings. Besprechen Sie diese mit den verschiedenen Rollen. Bestimmt werden die Review-Schleifen schon bald sachlicher und zielführender. Für Texte, die User gerne lesen – und mit denen Sie Ihre Business-Ziele erreichen.
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