Sobald sich Organisationen auf den Weg ins Abenteuer "New Work" machen, werden sie auf ihrem Weg verschiedene Phasen durchleben. Wir haben acht klassische Stationen in Transformationsprozessen identifiziert – und zeigen Ihnen, wie Sie diese erfolgreich durchlaufen.
In den letzten fünf Jahren haben wir uns bei Unic Schritt für Schritt in ein purpose-driven, selbstorganisiertes Unternehmen entwickelt. Zeitgleich durften wir zahlreiche Organisationen auf dem Weg in ihre eigene Arbeitswelt der Zukunft begleiten. Acht Stationen müssen dabei mehrheitlich durchlaufen werden.
1. Die Erkenntnis
In jedem Projekt zu mehr Agilität im Unternehmen geht es zunächst darum, den wahren Grund für die gewünschten Richtungswechsel aufzudecken. Geschieht die Transformation auf Druck von aussen? Verlangen beispielsweise Veränderungen am Markt, dass die Organisation agiler wird? Oder sind die Entscheider:innen ehrlich davon überzeugt, dass es Zeit wird, Arbeit und Organisation anders zu leben? Diese Frage ist zentral, denn der Weg in Richtung "New Work" ist lang und erfordert eine gute Portion Durchhaltewillen. Fehlt die innere Überzeugung, besteht die Gefahr, dass Entscheider:innen bei aufkommenden Schwierigkeiten in alte Muster verfallen. Und damit steigt die Gefahr, dass das ganze Vorhaben scheitert.
Die innere Überzeugung ist ein Erfolgsfaktor für die Transformation.
2. Standortbestimmung und Ziele
Als nächstes müssen Sie klare Ziele, auch Teilziele, für Ihr Projekt definieren. Dabei können Ziele unterschiedlicher Natur sein. Einige Beispiele sind:
höhere Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden
kürzere Time-to-Market
grösserer Kundennutzen
effizientere Prozesse
Innovationen
bessere Reputation
Auch finanzielle Ziele sind möglich. Wichtig ist, die Ziele zwar herausfordernd, aber realistisch zu formulieren. Denn nur so kann eine positive Energie entstehen, die dazu motiviert, auch wirklich dran zu bleiben. Wir empfehlen zudem, eine Standortbestimmung durchzuführen. Bei einer Standortbestimmung werden unter anderem diese Fragen beantwortet:
Wo steht das Unternehmen heute?
Wie wird es aktuell geführt?
Was ist die vorherrschende Kultur?
Sowohl die Zielsetzung als auch die Standortbestimmung sind entscheidende Grundlagen für einen erfolgreichen Richtungswechsel.
Merkblatt mit den 8 Stationen herunterladen
3. Sinn und Zweck
Wenn Sie sich bis dato nicht mit der Frage nach dem "Sinn und Zweck" Ihrer Organisation auseinander gesetzt haben, dann ist es nun an der Zeit. Aus welchem Grund existiert Ihre Organisation? Welchen sozialen, ökologischen oder gesellschaftlichen Mehrwert bringt sie? Der Sinn und Zweck (Purpose) drückt die Daseinsberechtigung eines Unternehmens aus. Der Purpose bietet aber auch Orientierung, wie ein Leitstern. Er ist nicht starr und kann sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Oft muss ein Purpose auch erst "gefunden" werden.
4. Aufgaben- und Rollenbeschreibung
Agile Organisationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich schnell an Veränderungen und neue Anforderungen am Markt anpassen können. Das geht besser, wenn mehr Leute Verantwortung übernehmen und Entscheidungen von mehreren Personen gefällt werden können. Das Stichwort lautet: Selbstorganisation. Selbstorganisation darf dabei aber nicht mit Anarchie oder Chaos verwechselt werden. Damit gute Entscheidungen getroffen werden können, muss die Arbeit transparent und nach klaren Regeln organisiert werden. Es braucht Rollen mit klar definierten Verantwortlichkeiten und entsprechender Entscheidungskompetenz.
Damit gute Entscheidungen getroffen werden können, muss die Arbeit transparent und nach klaren Regeln organisiert werden.
5. Arbeitsorganisation
Wie kann Arbeit agiler organisiert werden? Wir schlagen vor, Arbeit in Form von regelmässig stattfindenden Meetings zu strukturieren. An solchen Meetings können zum Beispiel Updates zu Projekten gegeben werden und anfallende Arbeit kann verteilt werden. Das Ziel solcher Meetings ist es, Transparenz zu schaffen und nächste Schritte zu definieren. Die Meetings sollten von einer neutralen Rolle geführt werden. Damit wird sichergestellt, dass nicht meinungsstarke Persönlichkeiten immer das letzte Wort haben.
6. Entscheidungsfindung definieren
Häufig macht es Sinn, die Art und Weise zu ändern, wie Entscheidungen gefällt werden. Konsent statt Konsens ist hier das Credo. Statt auf die Zustimmung von allen zu plädieren (Konsens), ist es oft zielführender, Widerstände zu minimieren (Konsent). Das heisst: Mitarbeitende können ihre Vorschläge per se umsetzen, ausser es gibt berechtigte Einwände, dass der Vorschlag ein Risiko für das Unternehmen birgt. Entscheidungen im Konsent-Prinzip zu fällen, ermöglicht es Organisationen, sich in kleinen Schritten stetig weiterzuentwickeln.
7. Dynamik beibehalten
Die neu geschaffenen Strukturen sollten flexibel und anpassungsfähig bleiben. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Transformation zu einem frustrierenden Change-Prozess verkommt. Braucht es zum Beispiel neue Rollen? Sollten Aufgaben präzisiert werden? Ein einheitlicher Prozess und klare Formate ermöglichen rasche Anpassungen. Solche Anpassungen können in regelmässigen Meetings oder Workshops organisiert werden. Dabei wird in solchen Formaten auf die Schwarmintelligenz gesetzt, damit möglichst alle Perspektiven miteinbezogen werden. Wichtig ist zu verstehen, dass es dabei nicht darum geht, Konsens zu erlangen (siehe Punkt 6), sondern darum, Risiken und Gefahren aufzudecken. Das geht am besten, wenn möglichst alle Sensoren der Mitarbeitenden genutzt werden.
8. Dokumentation der Regeln
Transparenz ist eine Grundvoraussetzung, damit Selbstorganisation überhaupt möglich wird. Deshalb lohnt es sich, die wichtigsten Regeln der neuen Art und Weise der Zusammenarbeit zu dokumentieren. Damit alle Mitarbeitenden die Regeln kennen, müssen sie auch allen zugänglich gemacht werden. So kann eine Kultur der Klarheit und des Vertrauens entstehen.
Lust auf einen Austausch?
Möchten Sie Ihr Unternehmen agiler machen? Stecken Sie vielleicht mitten in einer der skizzierten Stationen und brauchen Rat? Dann treffen Sie uns ganz unverbindlich zum virtuellen Kaffee. Wir freuen uns!
