Nicole Vultier

Zweck

Verwalten und Stabilisieren der formalen Aufzeichnungen des Kreises und des Verfahrens zur Führung von Aufzeichnungen.

Verantwortungen

• Planung der erforderlichen Meetings des Kreises und Informieren sämtlicher Kernkreis-Mitglieder über Zeit und Ort der Meetings
• Aufnahme und Veröffentlichung der erforderlichen Meetings des Kreises, Führen einer Übersicht über die aktuelle Governance, Checklistenpunkte und Kennzahlen des Kreises
• Auslegung der Governance und der Verfassung auf Anfrage

Zweck

Professionell beurteilte Bewerber-Skills in Bezug auf das gesuchte Profil

Verantwortungen

• Beschreibt Stellenprofile aus fachlicher Sicht
• Erstellt Interview Case-Situationen
• Selektioniert Kandidatenprofile qualitativ
• Führt Erst- und Zweit-Interviews
• Beurteilen der Kandidaten auf soziale, persönliche und fachliche Eignung

Zweck

Effiziente Verarbeitung der Spesenabrechnungen

Verantwortungen

• Prüfen der Spesen auf ihre Richtigkeit
• Kontieren und verbuchen der Spesen
• Unterstützen der Mitarbeitenden in Spesenfragen
• Zeitgerechte Auszahlung der Spesen

Zweck

Prozesskonforme Finance Freigaben

Verantwortungen

• Plausibilisieren von zugewiesenen Dokumenten vor Erteilung der finalen Freigabe
• Erteilen von finalen Freigaben gemäss Unterschriftenregelung und TQMi Prozessen

Zweck

Zuverlässige Zahlen, die als Grundlage für Entscheidungen und Auswertungen dienen

Verantwortungen

• Erstellen der Quartals- und Jahresabschlüsse von Unic CH und Unic DE nach Handelsrecht
• Koordinieren mit der externen Buchhaltung und prüfen der Buchhaltungsunterlagen von Unic DE
• Führen der Buchhaltungen und erstellen der Jahresabschlüsse der Unic Holding und vom Verein
• Be- und verrechnen von Intercompany Leistungen zwischen den Gesellschaften des Konzerns
• Vorbereiten, koordinieren und begleiten der Revisionen von Unic CH und Unic DE
• Erstellen der MWST-Abrechnungen und VST-Deklarationen
• Erstellen der Steuererklärungen
• Cash Management von Unic CH und Unic DE
• Durchführen von Heimatkreis-Wechseln und abbilden von Kreisstruktur-Veränderungen
• Koordinieren und kommunizieren mit den Versicherungen bzw. dem Versicherungsbroker

Zweck

Der Lead Link hat den Purpose des Gesamtkreises.

Verantwortungen

• Strukturiert die Governance des Kreises, um seinen Purpose und seine Verantwortlichkeiten zu aktivieren
• Teilt den Kreisrollen Partner zu; überwacht die Übereinstimmung; bietet Feedback zur Optimierung der Übereinstimmung; teilt ggf. weiteren Partnern Rollen neu zu, falls dies der Optimierung der Übereinstimmung dient
• Teilt die Ressourcen des Kreises seinen verschiedenen Projekten und/oder Rollen zu
• Bestimmt Prioritäten und Strategien für den Kreis
• Definiert Kennzahlen für den Kreis
• Beseitigt Beschränkungen vom Kreis zum Super-Kreis durch Aktivieren seines Purpose und seiner Verantwortlichkeiten

Zweck

Glückliche Mitarbeitende und Behörden

Verantwortungen

• Erstellen der Lohnbuchhaltung von Unic CH
• Koordinieren mit der externen Lohnbuchhaltung und prüfen der Lohnunterlagen von Unic DE
• Beraten und unterstützen der Mitarbeitenden in Lohn- und Sozialversicherungsfragen
• Pflegen der Personal- und Stammdaten in den Systemen
• Erstellen der Lohnausweise und Lohnsummendeklarationen sowie abrechnen der Quellensteuer
• Vorbereiten der Zielvereinbarungen und erstellen der Zielerreichungen
• Unterstützen des Prozesses für Lohnerhöhungen
• Erstellen von Auswertungen und Statistiken

Zweck

Global Workforce works / Global Workforce funktioniert

Verantwortungen

• Understand the requirements for introducing global workforce
• Analyse effects of introducing global workforce from a collaboration, cultural, legal, finance and HR point of view
• Identify Initiatives to support the role purpose
• Connects the corresponding circles and/or roles for the implementation of Global Workforce initiatives
• Informs about the progress of the Strategic Topic

Zweck

Plant das jährliche Budget für den Kreis

Verantwortungen

• Das jährliche Budget für die Lernendenausbildung ist rechtzeitig gemacht und eingereicht
• Budgetierung Trainee-Event
• Budgetierung IT-Ninjas
• Ist Ansprechpartner für alle Budget Fragen

Zweck

Der Coordinator stellt sicher, dass die Ausbildung der Trainees in Bezug auf die gesetzlichen Vorgaben und Vorschriften korrekt verläuft

Verantwortungen

• Beantworten und koordinieren von diversen Anfragen von externen Interessenten rund um das Thema Trainee
• Inserieren von Inseraten, verwalten und vorselektieren von Bewerbungen auf Lehrstellen vornehmen
• Rekrutierung (Einladung zum Vorstellungsgespräch, Koordination der Termine etc.) von Trainee
• Erstellung traineegerechter Templates für die Ausbildung von Trainees
• Kontaktstelle zu Ämtern und Schulen
• Anlaufstelle sowie Betreuung von Trainee und Coach in HR-relevanten Fragestellungen
• Empfehlungen zur Handhabung von Abschlussreisen / Sprachaufenthalten abgeben (zu Kostenübernahme)
• Ausstellen von Dispensationsgesuchen
• Disziplinarische Massnahmen mit dem Coach erarbeiten und Schriftlichkeit ausstellen
• Planunug und Durchführung des Lehrstellenbedarfes für das kommende Jahr mit den einzelenen Kreisen
• Sicherstellung der Integration der gesetzlichen Mindestanforderungen zur Lehrausbildung

Zweck

Jährlicher Trainee Event organisieren um Erfolge zu feiern, Spass zu haben & einander besser kennen zu lernen

Verantwortungen

• Planen, organisieren und druchführen des jährlichen Trainee Events
• Entscheiden wer am Trainee Event teilnehmen darf

Zweck

Sorgt für die Mitarbeitenden des definierten Personenkreises (Job Family oder Fachrolle) und stellt die kompetente Beratung und Unterstützung im Entscheidungsprozess für die fachliche Beförderung sicher.

Verantwortungen

• Überprüfung der Fachkarriere Maturität bei Neuanstellung (Durchführung von fachlichen Assessments im Recruiting Prozess plus Abgabe von Empfehlungen zur Maturität)
• Erarbeitung sowie Erstellung einer Leistungsbeurteilung basierend auf der Beurteilung der Skills, Fähigkeiten und effektiven Leistung (Basis: Fachkarriere, Job Family inklusive Maturität)
• Agiert als persönlicher Ansprechperson für die fachliche Weiterentwicklung von Mitarbeitenden innerhalb der Job Family bzw. des Fachkarriere Clusterings
• Kümmert sich als fachlicher Ansprechperson um Sorgen und Wünsche der Mitarbeitenden innerhalb der Job Family bzw. des Fachkarriere Clusterings
• Gestaltung des Eintrittsprozesses der "zugewiesenen" neuen Mitarbeitenden des Fachkarriere Clusterings gemeinsam mit dem HR BP und LL HK (Einführungsplan, OnBoarding, Mentoring & Coaching)
• Beurteilung des fachlichen Teil von Arbeitszeugnissen für HR BP und unterschreibt die Zwischen- sowie Abschlusszeugnisse gemeinsam mit dem HR BP
• Kennt alle Mitarbeitenden persönlich, die gemäss Job Family oder Fachrolle des Fachkarriere Clustering zugeteilt sind
• Verwaltet das jährlich zugewiesene Aus- und Weiterbildungsbudget der "zugeordenten" Mitarbeitenden gemäss (Fachkarriere) Clustering
• Durchführen des ordentlichen Promotion & Compensation Prozesses gemäss C&P APP (Policy): Entscheidung bzw. Annahme oder Ablehnung des Beförderungsantrages des Mitarbeitenden mit Begründung und Information an den Mitarbeitenden
• Durchführen des ordentlichen Promotion & Compensation Prozesses gemäss C&P APP (Policy): Empfehlung für Gehaltsentscheid basierend auf (Markt-) Benchmarking, Unic Lohnmedianwerten und individuellem Gehalt des Mitarbeitenden
• Beurteilung und Vergleich von Gehaltsänderungsanfragen mit dem Markt Benchmarking, Unic Lohnmedianwerten und individuellem Gehalt des Mitarbeitenden im Rahmen des Reviewer Gremiums oder auch individuelle Anfragen des Mitarbeitenden
• Überwacht Zertifizierungsstatus für Mitarbeitenden in Fachrollen, die von Anforderungen aus Partnerprogrammen betroffen sind, und meldet auf Anfrage an das jeweilige Partnermanagement.
• Sorgt bei gegebenen Voraussetzungen für die Durchführung von Zertifizierungen um Anforderungen aus Partnerprogrammen zu erfüllen.

Zweck

Sicherstellung der einwandfreien Personaladministration sowie Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ab Vertragsunterzeichnung bis Austrittsgespräch.

Verantwortungen

• sicherstellen der gesamten Eintrittsverwaltung von neuen Mitarbeitenden von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag
• sicherstellen der gesamten Austrittsverwaltung von austretenden Mitarbeitenden
• durchführen von Vertragsmutationen und die damit verbundenen Vertragsanpassungen
• sicherstellen der elektronischen Personalarchivierung
• prüfen, verarbeiten und prozessieren von Abwesenheiten
• verarbeiten von persönlichen Mutationen
• An- und Abmeldungen von neuen bzw. austretenden Mitarbeitenden bei Ämtern und sonstigen Intuitionen

Zweck

Das Erheben, beschaffen sowie analysieren für personalwirtschaftliche Entscheidungen relevanten Daten, Fakten und Kenngrössen zahlt auf die Optimierung beim Gewinnen, Einsetzen, Motivieren, Weiterentwickeln und Binden von qualifiziertem Personal ein.

Verantwortungen

• administrative Begleitung des Beförderungsprozesses
• erstellen, durchführen sowie auswerten von HR spezifischen Umfragen (z.B. MA Umfrage)
• erstellen sowie teilnehmen an externen Gehaltsstudien
• erarbeiten von Unic Gehaltsbändern
• überwachen und steuern von Krankheits- und Unfall Kennzahlen
• berechnen, auswerten und reporten von Fluktuation in Abstimmung mit HR Controller

Zweck

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Organisation werden in den unterschiedlichsten HR-Themen entlang des gesamtem Employee Life Cycle beraten und betreut und sind in ihren emotionalen Themen abgeholt und wissen an wen sie sich wenden können.

Verantwortungen

• erstellen und ausformulieren von Zwischen- und Arbeitszeugnisse
• erstellen und auslösen von Personal- und Gehaltsmutationen
• tracken von Zielvereinbarungen
• sicherstellen einer lokalen, interne Anlaufstelle bei Fragen rund ums Arbeitsverhältnis
• sicherstellen einer vertrauenswürdigen Anlaufstelle bei internen Konflikten
• berät und betreut als Anlaufstelle Coaching- und Supportanfragen von Mitarbeitenden
• sicherstellen der Rolle als Ombudsmann/-frau
• aktives mitarbeiten bei diversen HR-Projekten
• führt das Austrittsgespräch mit austretendem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (inklusive Austrittsformular)
• bietet Informationen und Ressourcen zum Thema Mobbing oder Diskriminierung (Schutz der persönlichen und sexuellen Integrität)

Zweck

Die Wahrscheinlichkeit für juristische, arbeitsvertragliche Auseinandersetzungen ist minimiert und die fachkundige Beratung und Unterstützung der Organisation rund um arbeitsrechtliche Fragestellungen ist sichergestellt

Verantwortungen

• beratet und bietet internen Support bei arbeitsrechtliche Fragestellungen
• nimmt an Vertragsverhandlungen teil
• entscheidet zu arbeitsrechtlichen Fragestellungen
• erstellt und pflegt arbeitsrechtliche Vorlage (Personalreglement, Arbeitsvertrag, ...)
• stellt eine 2nd Opinion zu internen arbeitsrechtlichen Dokumenten sicher
• agiert als Schnittstelle zu externen Anwälten
• betreut juristische Auseinandersetzungen

Zweck

Im Super-Kreis hat der Rep Link den Purpose des Unter-Kreises; im Sub-Kreis lautet der Purpose des Rep Link: Kanalisieren und Lösen von Spannungen hinsichtlich des Prozesses im Super-Kreis.

Verantwortungen

• Beseitigt Beschränkungen in der erweiterten Organisation, die den Sub-Kreis begrenzen
• Bemüht sich darum, Spannungen zu verstehen, die von den Sub-Kreismitgliedern ausgehen, und bestimmt diejenigen, die in den Super-Kreis weiterkommen
• Bietet dem Super-Kreis Übersicht über den Zustand des Sub-Kreises, einschließlich Berichte über Kennzahlen oder Checklistenpunkte, die dem gesamten Sub-Kreis zugeordnet wurden