Die Corona Pandemie stellt eine außergewöhnliche Herausforderung für Unternehmen dar. Besonders spannend sind die Auswirkungen aufgrund der erschwerten Rahmenbedingungen bei der Auswahl eines Beratungs- und Implementierungspartners. Hierfür ist es wesentlich Vertrauen aufzubauen. Doch funktioniert dies ohne direkten persönlichen Kontakt? Wie kann das Vertrauen aufgebaut und Expertise gezeigt werden?Am Beispiel eines Beratungsmandats für MAGURA, zeigen wir eine erfolgreiche Durchführung auf. Ergebnis ist eine Entscheidungsvorlage für ein mehrjähriges Vorhaben zur Implementierung einer auf Kunden ausgelegten Digitalplattform. Grundlage für die Entscheidungsvorlage sind u.a. funktionale wie nicht-funktionale Anforderungen, die in einer Grobarchitektur münden; mit einer Aufwandsmächtigkeit versehen sind und mittels einer Roadmap die zeitliche Sicht auf das Vorhaben zeigt.
Was zuvor geschah
Nach einem Webinar Ende April zum Thema Headless CMS ist MAGURA auf Unic aufmerksam geworden. In Online-Meetings wurde das Ziel, Vorgehensweise und Rahmenbedingungen initial geschärft. Eine der Rahmenbedingungen war, dass alle Workshops, Interviews und weitere Meetings remote stattfinden werden. Weiterhin ist bereits einiges an Vorarbeit inklusive Dokumentationen / Präsentationen bei MAGURA geleistet worden. Die zur Verfügung stehende Zeit musste durch die Sommerurlaube und die festgesetzte Jahresplanungstermine sehr effizient genutzt werden. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor hierbei ist stets die Balance zwischen Gesamtübersicht und erfolgskritischen Details zu halten. Um nun ein möglichst effizientes Beratungsmandat zu realisieren, haben wir uns auf ein komprimiertes Projektvorgehen geeinigt. MAGURA und Unic arbeiteten dabei natürlich Hand in Hand.
Es wurden insgesamt 6 Meetings unterschiedlicher Natur definiert, um Top-Down zu einem Vorschlag zu gelangen:
Welches Tooling für Remote-Zusammenarbeit wurde verwendet
Um eine enge Zusammenarbeit zu ermöglichen, haben wir auf Microsoft Teams für die gemeinsamen Videokonferenzen und gemeinsame Dateiablage gesetzt. Die Transparenz sowie der direkte Kontakt per Chat erlaubte kurze Wege und war ein erster Schritt Richtung Teambuilding. Wesentlich ist weiterhin, alle Teammitglieder per Videokonferenz sehen zu können und so auch mittels der Mimik und Körpersprache eine bessere zwischenmenschliche Bindung aufbauen zu können. Als positiven Nebeneffekt können wir im Nachgang auf sämtliche Meeting-Inhalte leicht zugreifen, da diese aufgezeichnet wurden.
Workshop-Elemente wurden mit dem webbasierten Whiteboard von Mural effizient durchgeführt.
Vorgehen nach Plan – mit flexibler Ausgestaltung der Inhalte
Im ersten Abschnitt war MAGURA am Zug. Im Rahmen von Briefings wurden Vision, vorhandene Konzepte, sowie Infrastruktur vorgestellt. Wir haben in diesem Abschnitt nur Verständnisfragen gestellt.
Darauf aufbauend sammelten wir gemeinsam grob 80 Anforderungen. Diese noch recht abstrakten Anforderungen wurden anschließend anhand der Priorisierung nach MoSCoW zugeordnet. Remote ließ sich das effizient mit dem webbasierten Whiteboard von Mural durchführen. Als nächstes bekam MAGURA die Aufgabe für alle Must- und Should-Anforderungen detailliertere Beschreibungen im Sinne von User Stories zu erstellen. Um die Liste auf Vollständigkeit gegenüber der Vision verifizieren zu können, hat MAGURA nochmals ein Konzeptdokument erstellt und dieses mit den Kategorien der Liste abgeglichen.
Die resultierende Storyliste wurde von Unic nach Aufwandstreibern und nach Verständnislücken durchsucht. Für das Folgemeeting clusterte MAGURA unter Berücksichtigung des Konzeptdokuments die identifizierten Punkte. So konnte im folgenden Anforderungsworkshop Implikationen und Alternativen zu kritischen Anforderungen aufgezeigt und diskutiert werden. MAGURA hatte dadurch frühzeitig die Möglichkeit zu justieren und somit das gewünschte Zielbild zu schärfen.
Auf Basis der resultierenden Storyliste hat sich Unic für den nächsten Workshop zu den acht wichtigsten Prozessen Ablaufdiagramme erstellt. Diese dienten als Diskussionsgrundlage und führten zu neuen Erkenntnissen über Scope und Abhängigkeiten des zu planenden Projektes.
In der Folge sind zwei grobe Lösungsarchitekturen von Unic erstellt und diese mit MAGURA im nächsten Workshop besprochen worden. Gemeinsam konnte man sich auf eine der beiden Version einigen und anschließend verfeinern. Dabei wurde der Input von MAGURA agil in die Lösungsarchitektur eingearbeitet.
Als Abschluss wurde die Lösung, inklusive einer Aufwandsindikation und einer groben Roadmap, zur Umsetzung von Unic präsentiert.
Fazit
Die zuvor gesteckten Ziele konnten unter Einhaltung der wichtigen Zeitplanung erreicht werden. Die symbiotische und flexible Zusammenarbeit zwischen MAGURA und Unic in einem Remote Setup war Schlüsselfaktor für den Erfolg.
Getreu unserem Claim „Wir machen Digitales menschlich“ wurde aus einer rein digitalen Zusammenarbeit der Eckpfeiler für eine Lösung zur zwischenmenschlichen Interaktion über digitale Kanäle gesetzt.
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