Verteilt – und doch verbunden

Nicole BuriMärz 2020

Ja, auch uns hat die Corona-Krise voll erfasst. Bewährte Rollenverteilungen und Tagesstrukturen haben sich quasi über Nacht in Nichts aufgelöst. Wir sind gefordert – sowohl geschäftlich als auch privat: als Expertin, als Arbeitskollege, als Organisatorin, als Zuhörer, als Sohn oder Tochter, als Mutter oder Vater oder beispielsweise in der ungewohnten Rolle als Lehrer. Was bis jetzt selbstverständlich war, ist plötzlich in Frage gestellt. Wie wir bei Unic mit dieser Situation umgehen, davon wollen wir hier erzählen.

Wir machen einen Schritt nach dem anderen

Wir haben in den letzten zwei Wochen ausprobiert, wie wir bei Unic trotz der räumlichen Distanz Nähe und Vertrauen schaffen können. Wir haben es geschafft, unsichtbare Fäden zu spannen, damit trotz der Physical Distance keine soziale Isolation entsteht. Natürlich ist noch nicht alles eingespielt, aber wir glauben ja bekanntlich an die Macht der kleinen Schritte.

Wir haben die gleichen Ziele

Wir sind alle verteilt. Umso wichtiger ist jetzt eine gemeinsame Vorstellung vom Sinn und Zweck unserer Aufgaben. Mit Holacracy haben wir vor drei Jahren einen Schritt in die Richtung einer Purpose-driven Organisation gemacht. Das zahlt sich aus. Denn alle von uns haben in ihren Kreisen und Rollen jeweils einen klar definierten Sinn und Zweck (Purpose). Dies gibt uns gerade jetzt, in dieser aussergewöhnlichen, hektischen Zeit, Orientierung, Verbindlichkeit und Verbindung.

Unsere Strukturen – wie wir den Dialog aufrechterhalten

Wenn wir digitale Lösungen entwickeln, dann machen wir dies im offenen und wertschätzenden Dialog aus verschiedenen Perspektiven. Wie halten wir diesen Dialog in Corona-Zeiten aufrecht?

Dank Holacracy sind ein Grossteil unserer Meetings sehr strukturiert. Die Agenden sind für alle klar, die Rollen im Meeting verteilt. So können wir gezielt Lösungen erarbeiten, ohne dass wir in Gefahr laufen, uns in ausufernden Diskussionen zu verlieren. Der Ablauf ist eingespielt und entsprechend effizient, auch wenn wir nicht im gleichen Raum sitzen. Gerade in diesen Momenten spüren wir deutlich, welchen Nutzen Holacracy stiftet: Wir konzentrieren uns auf die Inhalte, die Form haben wir alle verinnerlicht.

Erfahren Sie direkt von unserer Expert:innen, was unsere Selbstorganisation und unseren Zusammenhalt auszeichnet:

Unsere Tools sind eingespielt – doch das Menschliche ist Trumpf

Unser technisches Toolset für die Kommunikation ist unglaublich vielfältig. Alle Anwendungen fördern die Transparenz: In Jira sehe ich, wer woran arbeitet und wo ein Task gerade steckt. Die Microsoft-Palette zeigt mir, wer von meinen Gspändli erreichbar ist. Über Teams kann ich Telefongespräche und Videokonferenzen führen sowie meinen Bildschirm teilen.

Wie so oft ist allerdings nicht die Technologie die grosse Herausforderung, sondern die Organisation und das Menschliche. Wenn die adhoc-Kommunikation über den Bürotisch hinweg oder an der Kaffeemaschine entfällt, braucht es andere Hilfsmittel, um einander nahe zu sein. Bei uns haben sich ein paar Best Practices herauskristallisiert:

Video- statt nur Telefonkonferenz, um die Mimik und die Körpersprache der Meetingteilnehmer:innen zu sehen.
Fixes virtuelles Kafikränzli oder Feierabendbier.
Das Check-in der Holacracy-Meetings lässt Raum für Menschlich-Allzumenschliches:
Bevor wir jeweils ein Meeting beginnen, kommt jede:r Einzelne individuell im sogenannten Check-in «an»; es wird erzählt, wie es uns geht, was uns beschäftigt, und jede:r hat so die Möglichkeit, die gegenwärtige Situation (die Kinder wollen kein Homeschooling machen, das Baby schläft nicht, die betagte Mutter, der betagte Vater ist ganz allein zu Hause) mit uns Kolleg:innen zu teilen. Auch wenn wir uns nicht mehr sehen, zuhören geht immer noch. Danach sind wir alle präsent für die anstehenden Aufgaben, die es zu besprechen gibt.

Wir arbeiten eigenverantwortlich und schaffen Rollen, die Sicherheit geben

In Holacracy sind alle von uns für die Erfüllung ihrer Aufgaben selber verantwortlich. Das heisst, dass wir genau dort, wo die Fragen entstehen, Lösungen finden und Entscheidungen fällen. Mit diesem Mindset entstehen zurzeit ganz viele Initiativen und Ideen, weil sich jeder verantwortlich fühlt und einen Beitrag leisten will und kann.

Seit Januar haben wir die Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Corona-Virus verfolgt. Ende Februar schliesslich wurde die Verbreitung des Corona-Virus als kritisch eingestuft. Innert Wochenfrist haben wir die Rolle des «CV19 Crisis Coordinator» geschaffen und ein interdisziplinäres Team für unser sogenanntes Corona-Center zusammengesetzt. Dieses Team hat von da an laufend Massnahmen geprüft und ergriffen. Es informiert alle frühzeitig und laufend über die Entwicklungen und die weiteren internen Massnahmen. Es ist unglaublich, was dieses Team tagtäglich leistet. Die präventive Kommunikation schafft Vertrauen sowie Sicherheit und baut Ängste ab. So können wir uns auf unsere Arbeitsinhalte konzentrieren.

Unsere Learnings

Die folgenden Denkanstösse helfen vielleicht anderen Unternehmen in der aktuellen Situation. Es braucht dazu eine explizit responsive Organisationsform wie Holacracy:

Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis von Sinn und Zweck in Rollen, in Meetings, in Projekten, in Teams etc. Das Warum schafft Identifikation und die Grundlage für ein gemeinsames Engagement.
Fördern Sie die Eigenverantwortung, um dezentrale Ideen und Initiativen anzustossen.
Nutzen Sie Tools und Werkzeuge, die Struktur und Transparenz schaffen. Machen Sie sichtbar, wer woran arbeitet, so kann man Hand in Hand arbeiten, auch wenn man verteilt ist.
Stärken Sie den persönlichen Austausch.
Schaffen Sie Rollen und Zuständigkeiten, die sich proaktiv mit der Situation auseinandersetzen, die die neusten Entwicklungen verfolgen, die Massnahmen entwickeln und so eine sicherere Situation für alle schaffen.