Digitalisierte Schulverwaltung

Bisher: Analog, redundant, ineffizient

Vom Schulstart bis zum Ende der Schulpflicht mussten immer wieder dieselben Formulare ausgefüllt und unterzeichnet werden. Die Schulkreise arbeiteten mit eigenen Briefen und Formularen und verwalteten den Rücklauf manuell.

Effizienz durch Digitalisierung

Bettina Goodman, Projektleiterin beim Schulamt der Stadt Zürich, und Luciano Leins, Projektleiter bei Organisation und Informatik Stadt Zürich, haben Unic für dieses Projekt gewonnen.

Ziel war es, einen Online-Service zu schaffen, mit dem alle Sorgeberechtigte der Stadt Zürich Informationen zu allen ihren Kindern zentral verwalten können. Dafür war es notwendig, dass alle beteiligten Institutionen Zugriff auf die Informationen in einer einzigen Applikation haben.

Welche User Journeys müssen abgedeckt werden?

Die Vielfalt der Familienstrukturen spiegelt die gesellschaftliche Entwicklung wider: Neben der traditionellen Konstellation mit zwei im selben Haushalt lebenden sorgeberechtigten Elternteilen existieren zahlreiche andere Formen. Dazu gehören Alleinerziehende, geteiltes Sorgerecht in separaten Haushalten sowie Kinder, die aus verschiedenen Partnerschaften stammen und unterschiedliche Sorgeberechtigte haben. 

Das Schulsystem hat sich ebenfalls geöffnet, um die veränderten Bedürfnisse zu adressieren: Der Besuch von Regelschulen ist längst nicht mehr die einzige Option. Privatschulen und Homeschooling sind alternative Bildungswege, die in «Meine Kinder» Beachtung finden und dokumentiert werden können.

Transparenz und Eigenverwaltung sind Schlüsselelemente des Angebots:

Eltern erhalten volle Einsicht in die gespeicherten Daten zu ihren Kindern und können diese selbstständig verwalten. Dieser Ansatz gewährleistet, dass alle Nutzer:innen unabhängig von ihrer spezifischen Familienkonstellation oder Bildungswahl unterstützt werden.

Heute: Ein Webservice statt unzähliger Formulare

Nachdem wir die unterschiedlichen User Journeys identifiziert und die dahinter liegenden Prozesse definiert, getestet und optimiert hatten, konnten wir uns dem Design widmen. Dabei stützten wir uns auf das Designsystem, das wir mit der Stadt Zürich bereits gemeinsam entwickelt hatten. 

Wir kombinierten die einzelnen Elemente, um die User intuitiv durch die einzelnen Schritte zu führen. Dabei hatten wir ein klares Ziel vor Augen, das wir erreichen wollten: 

«Erledigen Sie Aufgaben rund um Ihr Kind oder Ihre Kinder im Zusammenhang mit der Schule im Service „Meine Kinder“. Von der Registrierung für den Kindergarten, dem Einreichen von wichtigen Dokumenten bis zur Buchung von Betreuungsplätzen – „Meine Kinder“ unterstützt Sie bei diesen Prozessen.» (Meine Kinder)

So funktioniert «Meine Kinder» 

1. Eltern erhalten einen Brief an die Meldeadresse des Kindes. 

2. Ca. ein Tag später erfolgt der Versand von personalisierten Codes – je einen pro Elternteil.

3. Die Eltern scannen den QR-Code im Brief und melden sich im städtischen «Mein Konto» an. Hier identifizieren sie sich mit ihrem Code und der AHV-Nummer. 

4. Eltern akzeptieren die Nutzungsbedingungen und gelangen danach in den Servicebereich. 

Der Bereich «Meine Kinder» ist als Service in «Mein Konto» angelegt. Darin sind alle Kinder hinterlegt– auch jene, die noch nicht schulpflichtig sind. Bei jedem Kind wird der Status angegeben, und immer, wenn die Eltern etwas tun müssen, wird dies im Bereich «Aufgaben» übersichtlich angezeigt. Aber da niemand von diesen verlangen kann, dass sie ständig das Portal überwachen, werden sie über neue Aufgaben auch wahlweise per E-Mail oder die Zürich Access App benachrichtigt. Zudem können Nutzer:innen mittels Filter festlegen, ob sie Informationen aus dem Teilbereich «Meine Kinder» auf der Startseite von «Mein Konto» angezeigt haben möchten. 

Zahlen und Fakten zum Start von «Meine Kinder»

• Beim ersten Pilotversuch am 4. September 2023 wurden zwölf Mitarbeitende der Stadt in das System eingeführt, um ihre Rückmeldungen zu sammeln und Verbesserungen vorzunehmen. 

• Am 13. September 2023 fand der zweite Pilotversuch statt, bei dem aus jedem Schulkreis 15 Schulanfänger:innen beteiligt waren. Es wurden insgesamt 160 Briefe und daraufhin 320 Code-Blätter versandt – eines für jede sorgeberechtigte Person.

• Im November 2023 wurden alle Kinder, die eingeschult wurden, offiziell zu «Meine Kinder» eingeladen, was den Versand von 4'500 Briefen und 9'000 Code-Blättern zur Folge hatte.

• Im Dezember 2023 wurden die Einladungen auf Schüler:innen erweitert, die bereits im Schulsystem waren. Dafür wurden 27'000 Briefe und 54'000 Code-Blätter verschickt.

Bis zum Publikationsdatum wurden über «Meine Kinder» 17'000 Kinder erfolgreich registriert.

Bettina Goodman, die Initiantin des Projekts bei der Stadt Zürich, zeigt sich zufrieden mit dem Resultat:

Falls Sie Bedenken haben, was mit weniger digital-affinen Eltern geschieht: Keine Sorge, auch daran hat die Stadt Zürich gedacht. Sollten sie auf die Einladung nicht reagieren oder Schwierigkeiten beim Nutzen des Portals haben, haben Eltern weiterhin die Möglichkeit, Formulare auf traditionelle, analoge Weise auszufüllen.

«Meine Kinder» vereinfacht den Umgang zwischen Eltern und Behörden

«Meine Kinder» unterstützt Eltern und deren Kinder während der gesamten Schulzeit. Von der digitalen Anmeldung im Kindergarten bis hin zu wichtigen Mitteilungen wie Klassenzuweisungen und Einladungen zu Veranstaltungen, ermöglicht der Service eine effiziente Kommunikation und Datenverwaltung. Zudem erleichtert er die Freigabe von Informationen für Klassenlisten.

Eltern profitieren von der direkten Eingabemöglichkeit von Datenänderungen auf der Plattform, wodurch Lehr- und Betreuungspersonal unmittelbar informiert wird. Für Sorgeberechtigte von Kindergartenkindern entfällt das Ausfüllen von Papierformularen – eine einmalige Dateneingabe vor Schulbeginn genügt. Auch für Eltern älterer Kinder vereinfacht sich der Prozess: Nach einmaliger Dateneingabe entfällt die Papierarbeit komplett. Die Plattform bietet zudem die Möglichkeit, Präferenzen wie Verpflegungswünsche oder Fotoerlaubnisse zu speichern.

Dank der erforderlichen Identifikation der Eltern und dem Zwei-Faktoren-Schutz ist eine sichere, schnelle und effiziente Datenübermittlung gewährleistet. Die Verifizierung über das Personenmeldeamt stellt sicher, dass ausschliesslich Sorgeberechtigte Zugang erhalten.

Lehrpersonen und Schulen profitieren ebenfalls:

Sie erhalten Zugang zu den aktuellen Daten der Sorgeberechtigten und Kinder, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und für Konsistenz sorgt. Dokumente werden automatisiert verschlagwortet und im Records Management System der Stadt Zürich gespeichert, was den administrativen Aufwand erheblich verringert.

Und wie geht es mit «Meine Kinder» weiter? 

Bis 2026 soll der Umfang von «Meine Kinder» signifikant erweitert werden. Nutzer:innen sollen beispielsweise die Möglichkeit erhalten, Subventionen für die Betreuung von Vorschul- und Schulkindern direkt über die Plattform zu beantragen. Weiterhin ist vorgesehen, dass Angebote wie Sport- und Freizeitkurse sowie Unterricht in Musik, Tanz und Theater nicht nur angezeigt, sondern auch direkt gebucht werden können. Zusätzliche Funktionen, darunter der Wechsel zwischen Privatschulen, Anträge auf Klassenzuteilungen und ein persönlicher Nachrichtenaustausch mit den Kreisschulbehörden, werden integriert. Ziel ist es, den Service für Eltern noch wertvoller zu machen und die internen Verwaltungsabläufe zu beschleunigen und effizienter zu gestalten.

Wir von Unic sind überzeugt, dass die userfreundliche Webapplikation «Meine Kinder» den Sorgeberechtigten und den Schulen einen echten Mehrwert bietet, und freuen uns darauf, an deren weiteren Entwicklung mitwirken zu können.