Was ist ein PIM-System (PIM)?

Product Information Management, kurz PIM, beschreibt eine Software (PIM-System) für die zentrale Pflege und Verwaltung von Produktdaten. Mit ihr ist es möglich, Kund:innen über verschiedene Ausgabemedien zielgerichtet mit passgenauen Informationen/Daten zu versorgen. Zudem kann ein PIM-System auch Vertriebskanäle sowie unterschiedliche Sprachen und Standorte mit den Informationen bedienen. Ein PIM bildet zunächst die prozessierten Arbeitsschritte zur Informationsgewinnung ab (siehe Grafik), bevor es zur eigentlichen Produktdatensicherung kommt. Die im PIM-System gespeicherten Informationen sind zudem grundsätzlich medienneutral.

Was ist PIM, was ein PIM-System?

Hinweis der Redaktion: Der oben genannte Begriff PIM bezieht sich auch auf das Produkt-Informations-Management und den damit verknüpften Prozessen; den Produktdaten und deren - Erhebung, Beschaffung, Speicherung und Pflege. Die Management-Prozesse werden im Folgenden nur leicht tangiert.

PIM-Systeme sind oft an klassische Umsysteme oder Subsysteme angebunden, um nötige Produktinformationen aus Fremdsystemen zu komplementieren: Dies sind beispielsweise Content-Management-Systeme (CMS), Translate-Management-Systeme (TMS) und handelsübliche Shop-Systeme sowie Vertriebskanäle wie ein ERP-System. Darüber hinaus unterstützen zum einen externe Dienstleister das Katalog-Management (elektronische Produktkataloge), zum anderen sind es die klassischen Lieferanten, die mit ihren internen Informationsquellen Support leisten; etwa Digital Asset Management (DAM), Document-Mangement-Systeme (DMS) oder auch Systeme mit Fokus auf Stammdaten; Master Data Management (MDM).

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Warum benötigen wir ein PIM?

Die heutige Vielfalt an Produkten und die daraus resultierenden Produkthierarchien zwingen Unternehmen dazu, die vorhandenen Produktdaten medienneutral und vor allem zentral zur Verfügung zu stellen. Die Herausforderung dabei sind die unterschiedlichen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. So strukturiert jede Fachabteilung (Sales, Marketing, Produktmanagement, Shop-Management) ihre spezifischen Kerninformationen eigenständig und oftmals nach eigenen Kriterien. Die Produktdaten sind in der Folge zwar dem jeweiligen Zweck dienlich, doch abteilungsübergreifend entstehen unkontrollierbare Redundanzen sowie veraltete Datensätze. Hinzu kommen parallel geführte Excel-Listen, die als zusätzliche Informationsdatenbank dienen, etwa um in bestimmten Situationen doch abteilungsübergreifend agieren zu können. Genau diese systemrelevanten Insellösungen bewegen Unternehmen dazu, auf ein PIM-System zu setzen. Ziel ist es, sämtliche Produktinformationen über die Standortgrenzen und Organisationen hinweg zu vereinheitlichen und allen Beteiligten gleichermaßen zur Verfügung zu stellen. Sind die Informationen zentral gebündelt, können automatisch relevante Datensätze zeitnah ausgespielt werden. Dies fördert vor allem die Time-to-Market-Strategie – eine sehr wichtige Disziplin im Zeitalter der Digitalisierung und der steigenden Relevanz von E-Commerce.

Ein weiterer Punkt, der für den Einsatz einer PIM-Software spricht: Unterschiedliche Organisationen innerhalb eines Unternehmens haben oft auch verschiedene Prozessabläufe im Umgang mit den gleichen Produktmerkmalen beziehungsweise Datensätzen. Die Praxis: Die Daten werden auf verschiedenen Speichermedien zur Verfügung gestellt und gepflegt; innerhalb der Abteilungen oftmals sogar lokal (siehe dazu auch Cloud Computing). Daraus resultieren insgesamt sehr zeitaufwendige Prozesse und datentechnisch nicht konsistente Informationen: sprich, Datensilos.

Lieferanten sind ebenfalls eine wichtige Informationsquelle für entsprechende Daten, genauso technische Lösungen wie Digital Asset Management (DAM), Content Management System (CMS), Document Management System (DMS) oder Master Data Management (MDM). Für all diese Lösungen samt ihrer Daten ist es ratsam, ein System zu haben, in dem alles zentral zusammenläuft.

Anmerkung der Redaktion: Gebräuchlich sind auch Begriffe wie Product Content Management (PCM) sowie Product Resource Management (PRM) – beide verfolgen eine ähnliche Vielfalt an PIM-Funktionalitäten. Der Begriff PCM wird dabei vornehmlich in England sowie in Frankreich als Synonym zu PIM verwendet (Quelle: Wikipedia).

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Welche Produktinformationen werden verwaltet?

Für einen Betreiber eines PIM-Systems lohnt es sich, einen perfekten Datensatz anzustreben. Dieser sogenannte »Golden Record« konsolidiert sämtliche Informationen zu einem Produkt. Alle Beteiligten legen im Vorfeld fest, welche Informationen ins PIM fließen. Aus dieser Festlegung resultieren automatisch die nötigen Arbeitsschritte samt Aufwänden zur Produktpflege: Informationen sammeln, Daten veredeln, konsolidieren. Erfüllt der angestrebte Golden Record sämtliche Kriterien, verfügt er über einen qualitativ hohen informellen Verdichtungsgrad. In der Regel erfolgt das Ausspielen des Datensatzes automatisch. Ab diesem Zeitpunkt spricht die Fachwelt auch gerne von «Single Source of Truth» – dem optimalen Master-Datensatz.

Anwendungsbeispiel für gut gepflegte Produktdaten

Welchen Kundennutzen gut gepflegte Produktdaten mit sich führen, zeigt ein Beispiel anhand der Filternavigation in Onlineshops. Denn egal ob Zalando, Amazon oder IKEA; Onlinehändler versuchen Kund:innen von Beginn an nützliche Features an die Hand zu geben, um sie noch schneller und intuitiver zum Wunschprodukt zu führen. So auch mit der Filternavigation: »Mit diesem Feature können Nutzer:innen individuell ihre Produktauswahl auf Basis gesetzter Attribute einschränken«, so das estrategy-magazin.de.

PIM-Attribut-Beispiele

Kleidung: Marke, Farbe, Größen, Absatzhöhe, Herren/Damen/Kind, Angebote
Elektronik: Anschlüsse (USB, HDMI), Maße, Preis, Auflösung, Zustand (gebraucht, neu)
Möbel: Material, Maße, Kategorie, Farbe, Preis, online erhältlich

Unterschiedliche Zielgruppen haben also vielfältige Anforderungen und nutzen Produktinformationen unterschiedlich. Deshalb setzen die PIM-Anbieter auf modular aufgebaute Systeme. Diese sind trotz des adaptiven Ansatzes in ihrer Flexibilität limitiert. Sie werden daher von datengetriebenen Branchen, beispielsweise Medizintechnik, Baustofftechnik und Maschinenbau, unterschiedlich bewertet. Je nach Branchenbedürfnis werden entweder unterschiedliche Systeme präferiert (die Regel), oder aber die Anbieter selbst ergänzen ihre System-Funktionalitäten. Es kann also vorkommen, dass große Anbieter neben den klassischen Produktdaten auch Stammdaten wie Preise sowie Artikelnummern samt Lagerbeständen bereitstellen.

Anmerkung der Redaktion: Jedes Unternehmen ist so individuell wie seine Produktinformationen. Daher ist es mittlerweile üblich, spezielle »technische Spezifikationen« zentral mittels Master-System zu pflegen, zumal für Branchen wie Maschinenbau, Holzbau oder Elektrowesen technische Details kaufentscheidend sind. Anbieter pflegen die technischen Angaben zentral und stellen die Infos beispielsweise als PDF-Download (Datenblatt) zusätzlich auf Produktseiten oder in Apps zur Verfügung.

Leistungen PIM

PIM-Lösungen: Produktinformation trifft auf Technologie

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Wer benötigt ein PIM, wer ist ggf. bei der PIM-Evaluierung involviert?

Marketing – es kann seine Zielgruppen differenziert ansprechen.
Produktmanagement – unterstützt speziell bei der Validierung von relevanten Daten sowie den projektbezogenen Aufwänden.
E-Commerce / Social Commerce – das PIM versorgt verschiedene digitale Verkaufskanäle leicht mit Informationen.
Vertrieb/Sales – sie können schneller auf relevanten Content zugreifen; egal ob Katalog, Flyer oder CMS.
CIO – ein zentrales Informationssystem entlastet die IT-Systeme; die IT-Pflege wird erleichtert.
Externe Agenturen (Foto, Werbung)
Rechtsabteilungen

Wie arbeitet man mit einem PIM-System?

Gerade im digitalen Zeitalter ist die Qualität von Produktinformationen sehr wichtig, da die Informationsbeschaffung für den Kunden einfacher ist denn je. Unvollständige oder gar falsche Produktdaten führen zu Skepsis und im Zweifel zur Wahl eines anderen Anbieters. Trotz der umfangreichen Möglichkeiten heutiger PIM-Systeme ist die Bereitstellung von korrekten und überzeugenden Produktinformationen für viele Unternehmen eine immense und zeitintensive Herausforderung. Zu oft wird dezentral mit unterschiedlichen Werkzeugen an den Produktdaten gearbeitet. Wie es funktioniert, zeigen die folgenden Aufzählungspunkte:

Die Produktinformationen werden aus den unterschiedlichen internen und externen Quellen (z.B. ERP-System, Excel, Produktdatenbanken) in die zentrale PIM-Lösung integriert.
Im PIM-System verwalten zum Beispiel Produktmanager, Marketeers, E-Commerce- und Channel-Manager die Produktdaten, klassifizieren und kategorisieren diese. Sie reichern sie an und lokalisieren diese. Diesen Vorgang nennt man auch »Veredelung«.
Durch ein hinterlegtes Regelwerk und dank individueller Prozesse gestaltet sich das Datenmanagement folgerichtig vereinfacht. Die Kontrolle über Status, Veränderungen und Qualität der einzelnen konsistenten Datensätze wird transparent.
Die angereicherten und aufbereiteten Daten bzw. Informationen werden im Anschluss automatisiert auf die unterschiedlichen Plattformen und Kanäle ausgespielt (zum Beispiel E-Commerce, Marktplatz, Print-Kataloge, Point of Sales oder Apps).

Product Information Management – Funktionsumfang

Datensicherung
Dokumenten-Management
Prozess-Management
Produkt-Struktur-Management
Datenklassifizierung / Einordnung von Informationen
Datentransport
Übersetzungsmanagement
Wenn nicht in DAM/MAM organisiert, Verwaltung von Media Assets (Bildern, Videos)

Welche Vorteile bzw. Nutzen bietet ein PIM?

Management der Datenqualität
Medienneutrale Informationen
Herstellen von Produktbeziehungen – etwas um ergänzende oder alternative Produkte zu kennzeichnen
Kategorisierungen und Klassifikationen von Produktinformationen
Zentrale Verwaltung von Datensätzen
Spezifische Zielgruppenansprache
Kurze Time-to-Market
Omnichannel-Ansatz – verschiedene Kanäle können unterschiedlich bedient werden
Verknüpfung von klassischen Produktdaten mit Media Assets
Dank höherer Datenqualität sowie Informationsdichte können Retouren reduziert werden.
Umsysteme/Subsysteme können über Schnittstellen angebunden werden
Internationalisierung (mandantenfähig, unterschiedliche Sprachen)

PIM-System-Anbieter – eine Übersicht

Product-Information-Management-Systeme sind grundsätzlich sehr individuell und projektspezifisch geprägt. Den richtigen Anbieter gibt es nicht. Um zwischen 80 und 90 Prozent des Anforderungsprofils abdecken zu können, greifen Unternehmen gerne auf Analyst:innen zurück. Sie prüfen Software samt Services und ordnen diese branchentypisch in eine Art Raster ein. Einen besonders guten Überblick geben die Reports »The Magic Quadrant« von Gartner, »The Wave – Master Data Management« von Forrester sowie der »IDC Marketscape«.

Übersicht zu den bekanntesten PIM-Systemen

Akeneo
Stibo
SAP
Informatica
Contentserv
Riversand
und viele mehr.

Begriffliche Abgrenzung PDM und PLM

Abgrenzung zum Product Data Management

Product Information Management grenzt sich von anderen produktbezogenen Disziplinen im Unternehmen ab. Denn während sich Abteilungen bei der Nutzung eines PIM mit absatzbezogenen Produktdaten beschäftigt (E-Commerce, Digital Marketing), beherbergt beispielsweise das Product Data Management (PDM / Produktdatenmanagement), prozessbezogene sowie technisch relevante Produktdaten. Die Software verwaltet innerhalb eines Product Lifecycle Management (siehe unten), spezifische Produkteigenschaften sowie deren technischen Details. Dazu gehören laut Siemens unter anderem CAD-Daten, Modelle, Teileinformationen, Fertigungsanweisungen, Anforderungen, Hinweise und Dokumente.

Abgrenzung zum Product Lifecycle Management

Der Managementansatz »Product Lifecycle Management« (PLM) beschäftigt sich mit der ganzheitlichen Datenverwaltung (Organisation, Steuerung) aller Produktinformationen sowie Prozessen, die über den gesamten Produkt/Anlagen-Lebenszyklus anfallen. Unternehmen sind so in der Lage, vom Konzept bis hin zum End-of-Life eines Produktes/einer Anlage die gesamte produktive Wertschöpfungskette innerhalb des Unternehmens abzubilden und somit wirtschaftliche Potenziale aufzuzeigen. Letztere können dazu führen, dass bei Bedarf unnötige Aufwände entsprechend rationalisiert werden.

PLM beschäftigt sich sowohl mit der Fragestellung »Wie funktioniert ein Unternehmen?«, als auch mit der Frage »Wie wird etwas produziert?«. Laut CIMdata helfen PLM-Lösungen dabei, wichtige produktbezogene Geschäftsprozesse zu definieren, auszuführen, zu messen und zu verwalten. Auch Fertigungs- und Betriebsablaufpläne werden heute als fester Bestandteil eines PLM betrachtet. PLM behandelt also prinzipiell keine losgelösten detaillierten Daten um Produkte zu verbessern; vielmehr soll der Umgang mit produktbezogenen Prozessen, im Unternehmenskontext, aufgezeigt werden.